Как правильно составить график отпусков?

График отпусков: правила составления, бланк, образец

График отпусков представляет собой документ, позволяющий заранее распланировать деятельность трудового коллектива, а также исключить возможность одновременного ухода в отпуск подчиненных и, следовательно, остановку рабочего процесса организации. Данный документ представляет собой важный элемент документооборота и его необходимо составить до начала нового отчетного года.

В данной статье мы более подробно рассмотрим назначение и правила оформления данного документа.

Назначение графика отпусков

Правила составления графика отпусков

Как мы уже говорили, данный документ является важным элементом внутреннего документооборота компании. Он позволяет обеспечить бесперебойную трудовую деятельность организации. Другими словами, благодаря ему производственный процесс не прерывается массовым отсутствием сотрудников.

При этом, качество подобного графика позволяет обеспечить слаженность работы не только внутри рабочего коллектива, но и непосредственно руководящего аппарата. График отпусков дает право работникам на ежегодный отдых и помогает работодателю:

  • Заранее оформить отпуск и полностью выплатить отпускные работнику;
  • В случае необходимости найти замену работнику, уходящему в отпуск;
  • Следить за использованием отпускных и не допускать накопления неиспользованных дней отпуска.

Если у сотрудника есть неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие периоды работы, то за работником сохраняется право использовать эти отпуска.

Более того, согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков является обязательным документом. Закон не уточняет, для предприятия какой формы собственности он необходим. Впрочем, на практике его составляют все организации.

Исключения составляют индивидуальные предприниматели. Логика такова, что ИП сам планирует свой график. При этом возможность возникновения конфликтных ситуаций за счёт плохо распланированного графика отпусков объективно исключается.

Правила оформления

При составлении графика отпусков используется регламентированная форма Т-7. Впрочем, закон «О бухгалтерском учете» указывает, что работодатель может разработать собственную форму ведения документа.

Перед заполнением данной формы в первую очередь следует согласовать время отпуска для тех категорий работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников относятся:

  • Мужчины, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам;
  • Работники, занимающиеся совместительством;
  • Несовершеннолетние работники;
  • Почетные доноры России;
  • Супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом;
  • Ликвидаторы Чернобыльской аварии.

После согласования графика отпусков с данными работниками, проводится анализ пожеланий остальных работников компании, в ходе которого сопоставляются желаемые даты и возможность назначить на них отпуск.

Законодательно установлено, что базовый период ежегодного отдыха составляет 28 календарных дней. Существуют также льготные категории работников, отпуск которых может продлеваться.

Как только предварительный проект будет готов, он передаётся начальникам отделов. Они согласовывают периоды отпусков с каждым подчиненным лично. При этом рассматривается возможность разделить отдых на части.

При составлении графика отпусков, данные о новых работниках можно не вносить. Это связано с тем, что согласно Трудовому кодексу РФ, новые сотрудники не могут уйти в отпуск ранее, чем через шесть месяцев после трудоустройства

Два отпуска могут получить в одном календарном году те, кто был принят на работу в конце прошлого календарного года, например, в октябре. В этом случае сотрудник по закону может уйти в отпуск в мае и до конца года взять еще один оплачиваемый отпуск, но уже за другой год (взять отпуск за второй и последующие года работник имеет право в любое время года по своему желанию). Такая возможность должна быть предусмотрена еще на этапе составления проекта графика и, конечно, должна быть внесена в бланк графика отпусков.

Дополнительные ежегодные отпуска предусмотрены во многих организациях. Они могут быть связаны с вредными или же опасными условиями труда. Такие отпуска тоже вносятся в график, но стаж, который дает право использовать такой отпуск, включает только фактически отработанное время. И возможность получить дополнительный отпуск авансом законом не предусмотрена.

Как только период отпуска будет согласован с каждым из сотрудников, кадровая служба составляет повторный, исправленный график и подаёт его на согласование управляющему аппарату. В данный график должны быть включены все виды отпусков и документ должен быть готов за две недели до окончания отчетного года.

Пример заполнения графика отпусков

Пример заполнения графика

Сам график отпусков заполняется по следующей схеме:

  1. Заполняем поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО;
  2. В полях «Дата составления» и «На год» указываем соответствующую дату и год, на который составляется бумага;
  3. В раздел «Утверждаю» вписываем ФИО и должность руководителя организации;
  4. В самой таблице вводим данные каждого сотрудника. Они включают в себя подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО и табельный номер.
  5. В блоке «Отпуск» указываем периоды отдыха работника. Если их несколько, следует их внести отдельно. В поле «Запланированная дата» указываем дату начала отдыха. «Фактическая дата» вносится уже после оформления приказа.
  6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если отпуск был перенесен по приказу. Детали данного решения указываются в графе «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата согласно приказу.
  7. В поле «Примечание» можно указывать рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.

Порядок внесения изменений

Внесение изменений в график отпуска

Нередко в уже составленный график отпусков необходимо внести коррективы. Особенно это относится к крупным организациям или фирмам. Действующее законодательство РФ умалчивает, можно ли вносить изменения график отпусков.

На практике, неактуальность информации, указанной в графике, может привести к претензиям со стороны трудовых инспекторов и, соответственно, к штрафным санкциям. Помимо этого, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии.

Во избежание подобных проблем, составляется приказ об изменении графика отпусков. На его основе вносятся уточнения в унифицированную форму Т-7. Впрочем, в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать и другими способами.

С разрешения работодателя, отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

  • Важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
  • Переструктурирование компании;
  • Внедрение новых методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
  • Внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
  • Срочная командировка в связи с производственной необходимостью.

В подобных случаях, перенос отпуска должен быть согласован с работником. Если возражения отсутствуют, он должен подписать документ, где он выразит согласие на перенос своего отдыха.

В свою очередь, у подчинённого тоже могут возникнуть причины, требующие переноса запланированного отпуска. Это могут быть личные, семейные или финансовые обстоятельства. Например, болезнь, смерть родственника или декрет.

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Ответственность за неправильное составление графика

Как мы уже говорили, отсутствие графика отпусков является прямым нарушением Трудового кодекса РФ. Подобное нарушение карается административной ответственностью и штрафом. Размер штрафа варьируется в зависимости от статуса работодателя.

Индивидуальные предприниматели караются штрафом от одной до пяти тысяч рублей. Здесь важно отметить, что речь идет только о тех ИП, у которых числятся наемные сотрудники. В свою очередь, юридические лица должны выплатить штраф от 30 до 50 тысяч рублей.

При этом, ответственность может быть усилена при повторном совершении правонарушения. Сумма штрафов для ИП возрастает до 20 тысяч рублей, а для юридического лица она возрастёт до 70 тысяч. Также, при повторном нарушении, должностные лица могут быть отстранены от занимаемой должности на срок от одного года до трёх лет

Бланк, образец

Ниже представлен бланк графика отпусков, а также образец его заполнения:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий