Как правильно заполнить авансовый отчёт?

Как правильно заполнить авансовый отчёт?

Авансовый отчет является документом, подтверждающим расход средств, которые выданы под отчет, либо на командировку. Его можно отнести к сводным документам учетного типа. Подобные бумаги отражают операции, обозначенные в первичном документе. Они составляются для контроля и обработки полученных данных. Дело в том, что отчеты обобщают показатели, отраженные в первичных документах – чеках, проездных билетах, накладных.

Назначение авансового отчёта

Авансовый отчет оформляется подотчетным лицом во время выдачи средств на служебную командировку, хозяйственные и другие нужды.

В одном из пунктов Порядка ведения кассовых операций указано, что лицо, получившее аванс, должно составить отчет в установленные сроки. Руководитель компании сам определяет, на какой срок он выдает средства.

Важно учесть, что выдавать деньги можно только лицам, с которыми у компании заключен договор. Одним из условий выдачи денег является предоставленный отчет по авансу, который был выдан раньше.

Авансовый отчет является документом, отражающим целевой расход средств. Он тесно связан с деятельностью компании и отражает:

  • Полученную сумму;
  • Осуществленные расходы;
  • Остаток средств, либо перерасход.

К отчету прилагаются документы по всем тратам. Они являются обязательными. Главная цель авансового отчета – проконтролировать расходы в организации. При помощи документа можно отследить передвижение средств, выделенных на потребности организации, а также списать траты. Существуют некоторые правила:

  • Работник, получивший средства в виде аванса, обязательно должен оформить авансовый отчет;
  • Документ послужит основанием для получения средств, поможет возместить расходы, понесенные за счет работника, поэтому нужно ответственно подойти к его оформлению;
  • Отчет составляется по форме, которая была утверждена Министерством финансов;
  • Авансовый отчет с нарушениями или его отсутствие повлекут за собой штраф и военные сборы;
  • Ошибка в авансовом отчете исправляется корректурным методом.

По действующему законодательству, коммерческие фирмы не обязаны выдавать работнику аванс перед командировкой. Расходы могут быть возмещены после возвращения. В этом случае тоже составляется отчет, он призван компенсировать потраченные средства. Подобный отчет находит отражение в бухгалтерском и налоговом учете совершенных операций.

Форма отчёта

В пп. 170.9.2 НК указано, что подавать отчет следует в форме, которую установил центральный орган исполнительной власти. Форма утверждена Приказом Министерства финансов от 28.09.15 г, изданным под номером 841. Порядок составления документа обозначен под этим же номером.

Все бухгалтера ведут отчетность по авансам, используя форму АО-1. Авансовый отчет может быть составлен по установленному в компании образцу. Документы подобного типа ведутся в бумажном виде и в электронном (это разрешено Минфином). Электронная форма тоже заверяется подписью сотрудников. Когда обсуждается форма отчета, нельзя не вспомнить о существующих правилах оформления:

  • Отчетность должна быть сформирована в трехдневный срок после окончания подотчетного периода;
  • При нарушении сроков работодатель может применять санкции;
  • Подотчетное лицо заполняет документ при помощи бухгалтера;
  • Руководитель компании подписывает документ только в том случае, если он оформлен по всем правилам;
  • К отчетности нужно приложить документацию в виде чеков, счетов, а также выписок.

Контролирующий орган не признает отчет с нарушениями установленных норм. Такой момент прописан в пп. 170.9.2 НК. Нарушение формы приравнивается к неподаче.

Кто должен составлять?

Кто должен составлять авансовый отчет?

Авансовый отчет составляет подотчетное лицо, частично его заполняет бухгалтер. Потом отчет отправляется к главному бухгалтеру. Обычно подотчетные лица — это:

  • Сотрудники организации;
  • Внештатные работники, оформившие с организацией договор гражданско-правового типа.

Принимая во внимание письмо Банка России под номером 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.2014, можно отметить, что внештатные сотрудники, которые заключили договор, приравниваются к штатным сотрудникам организации. Выдача денег происходит в таком же порядке, как и со всеми остальными сотрудниками.

Список лиц, которые могут получить подотчетные деньги, утверждать не нужно. По желанию руководства организация может составить нормативный акт с указанием всех подотчетных лиц. Он может быть создан в виде:

  • Самостоятельного документа, оформленного как инструкция по авансовым отчетам;
  • Как один из разделов приложения в документообороте.

Отчет необходимо составить в трехдневный срок после возвращения из командировки. Для получения средств подотчетное лицо составляет заявление в свободной форме, в котором обозначается сумма. На его основании оформляется расходный ордер. В заявлении указывается сумма и необходимый срок. Руководитель пишет резолюцию, в которой подтверждает просьбу сотрудника, либо подправляет ее. На заявлении непременно должна стоять подпись руководителя и дата.

Форма заявления не закреплена в законодательных актах. Это значит, что его можно составить в произвольной форме. Важно учитывать, что деньги получает только лицо без задолженностей.

Правила оформления

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре. В титульной части нужно указать:

  • Наименование фирмы, которая отправляет сотрудника в командировку;
  • Подразделение;
  • Свои данные и занимаемую должность;
  • Предназначение аванса (это может быть оплата услуг, командировочные траты).

На титульном листе авансового отчета бухгалтер прописывает информацию о выдаче денег. Он проставляет номер и дату заполнения документа, по которому выдаются деньги. Важно указать данные об остатке или перерасходе по прошлому авансу.

Оформляется авансовый отчет на листах А4, он является двусторонним. Руководство подписывает отчет после доскональной проверки правильности его составления.

Пример составления авансового отчёта

Пример составления авансового отчета

Как заполняется авансовый отчет?

При оформлении авансового отчета невозможно обойтись без важных реквизитов документа, а также сведений о работнике, предприятии, сумме. Главной задачей подотчетного работника является приложение правильно оформленных чеков с отражением израсходованных средств.

Документ сопровождается подписью работника, бухгалтера, а также главного бухгалтера и руководства. Титульная часть бланка содержит таблицу под названием «Бухгалтерская запись», в нее вписываются суммы. Внизу отчета предусмотрен специальный раздел, который должен включать расписку бухгалтера, проверившего отчет с документами. В расписке обозначены данные подотчетного лица, сумма расходов (прописью), количество документов.

Оборотная сторона заполняется после систематизации чеков, счетов и других документов. Все документы формируются по хронологии и нумеруются. Документы небольшого размера приклеиваются к листу А4. Отсутствие наименования товара на кассовом чеке является грубым нарушением, а общая сумма без указания товаров не считается обоснованной.

Оборотная сторона формируется следующим образом:

  • Указывается порядковый номер подотчетного документа и дата осуществления операций;
  • Важно указать номер, обозначенный на билете или кассовом чеке;
  • Необходимо вписать получателя средств и содержание произведенной операции. Это может быть покупка товара, оплата проездного билета и т.п.
  • Обозначается сумма расхода.

Число документов может быть больше, чем количество строк в бланке. Проблема легко решаема, лицу выдают еще один оборотный лист. В конце 1-го бланка вписывается строка о том, что окончание расчета будет в приложении. На следующем листе нужно указать, что он является продолжением авансового отчета. При несоответствии авансового отчета вышеперечисленным требованиям, он не будет принят к учету.

Сроки представления отчёта

Сроки представления авансового отчета

На оформление авансового отчета за израсходованные средства работнику дают три дня. Его необходимо составить после окончания отчетного периода, когда работник вернулся из командировки или после больничного.

В заявлении указывается срок, который необходим для расходования средств. Подписывая заявление, работодатель подтверждает указанную сумму и срок составления отчета. При составлении заявления укажите цель, на которую нужны деньги. Это поможет руководителю определить срок.

Для избежания путаницы, необходимо разработать документ, который отражает сроки для всех типовых нужд компании. С 2017 года бухгалтерия выдает средства и по заявлению сотрудника, и по распоряжению директора.

Примечательно, что нигде не обозначен максимальный срок, на который могут быть выданы деньги. Он может составлять 1 месяц, полгода или год. При большом сроке нужно проводить мероприятия по контролю средств.

Скачать образец авансового отчёта

Для упрощения работы предлагаем скачать пример отчета.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий