Порядок оформления отпуска без сохранения заработной платы

Оформление неоплачиваемого отпуска

Помимо ежегодного оплачиваемого отпуска каждый работник имеет право на неоплачиваемые дни отдыха. Их предоставление регламентируется статьей 128 ТК РФ. Оформление такого отпуска имеет собственные нормы и порядок действий, учитывающий интересы обеих сторон.

Виды отпуска без сохранения заработной платы?

Среди способов предоставления отпуска без сохранения заработной платы выделяют три основных варианта:

  • отдых по согласованию сторон;
  • уведомление о вынужденном отсутствии на работе;
  • обязательное предоставление отпускных дней.

Первый вариант подразумевает соглашение сторон. Оформить такое отсутствие на работе без разрешения работодателя нельзя. Для оформления работник должен подать заявление и получить согласие.

Второй вариант позволяет сотруднику отсутствовать на рабочем месте без согласия работодателя. Однако заявление должно быть составлено в любом случае. В данной ситуации оно играет роль обязательного уведомления о сроках отсутствия на работе.

К третьему варианту относят определенный перечень лиц, которым работодатель обязан предоставить дополнительный отпуск без сохранения заработной платы. Таковой также оформляется на основе письменного заявления сотрудника.

Кто может претендовать?

Отпуск без сохранения заработной платы по уважительным причинам могут получить любые работники. Для этого требуется согласование с работодателем — в зависимости от сроков отдыха и производственной необходимости, стороны обговаривают детали.

Работодатель не имеет права отказать в предоставлении неоплачиваемого отпуска на основе следующих причин:

  • рождение детей;
  • бракосочетание;
  • смерть близкого родственника — супруга, ребенка или родителя.

Продолжительность предоставляемого на данных основаниях отпуска составляет 5 дней. Для подтверждения работник должен предоставить свидетельство о рождении, браке или смерти соответственно.

Основания для обязательного неоплачиваемого отпуска

Обязательный отпуск без сохранения заработной платы предоставляется следующим категориям граждан:

  • работающим пенсионерам предоставляется до 14 дней отдыха в год;
  • участникам ВОВ дают отдых без сохранения заработной платы суммарной продолжительностью до 35 дней в год;
  • инвалидам — до 60 дней;
  • работникам, принадлежащим к семьям погибших при исполнении военнослужащих — до 14 дней.

Неоплачиваемый отпуск может предоставляться и в иных случаях. К таким ситуациям относят совмещение работы и учебы или нескольких заработков, уход за больным или ребенком.

Если работник попадает под несколько категорий сразу, допустимые периоды отдыха не суммируются. В этом случае выбирается наибольший вариант, который и становится основанием для обязательного ежегодного отдыха без сохранения заработной платы.

Внутренними документами фирмы, а также трудовым договором могут предусматриваться и иные основания, по которым работник может выйти в неоплачиваемый отпуск. Если таковые имеются, работодатель обязан предоставить сотруднику отдых без сохранения заработной платы в соответствии с утвержденными нормами.

Продолжительность отпуска

Длительность неоплачиваемого отпуска не имеет ограничений по законодательству. Стороны могут договариваться о любых сроках в соответствии с личной и производственной необходимостью. Обязательный отдых без сохранения заработной платы также может быть продлен по соглашению сторон.

Статья 121 ТК РФ подразумевает, что в трудовой стаж может включаться только 14 дней неоплачиваемого отпуска. Это положение относится к случаям, когда отдых предоставлен по просьбе работника. Все дни, превышающие установленное значение, исключаются из трудового стажа.

К примеру, работник трудоустроился 17 апреля, но за прошедший год был в неоплачиваемом отпуске 22 дня. Соответственно его новый трудовой год, по которому будут рассчитываться отпускные дни и иные выплаты начнется уже 25 апреля. Расчет достаточно простой — из 22 отпускных исключают 14 допустимых дней, оставшиеся 8 прибавляют к 17 апреля.

Праздничные и выходные дни

Вопрос включения праздничных и выходных дней в отпуск актуален для многих сотрудников. Законодательство имеет разные предписания на этот счет, чем нередко пользуются бухгалтеры при расчете отпускных.

В неоплачиваемый отпуск включаются праздничные дни, насчет выходных строгих предписаний не имеется.

Нюанс в том, что выходные и праздничные дни — это положенный отдых каждого гражданина. На практике однако они обычно всегда включаются в оплачиваемый и неоплачиваемый отпуск. В некоторых случаях должностные лица настаивают на том, что работник должен тратить свои отпускные дни на выходные.

В этой ситуации оптимальным вариантом считается фрагментированное оформление отпускного периода. К примеру, работник может прописать в заявлении период, захватывающий рабочие дни с понедельника по пятницу. По факту он берет 5 дней отдыха, однако на практике у него появляется 9 отпускных дней подряд.

Данный вопрос однако следует рассчитывать с учетом внутренних нормативов компании. Положения о включении выходных, минимальном рабочем периоде между отпусками и иные аспекты могут присутствовать в документах, что делает их обязательными для соблюдения.

Как оформить отпуск сотрудника за свой счет?

Отпуск без сохранения заработной платы оформляется по следующему алгоритму:

  • составление и подача заявления со стороны работника;
  • оформление приказа на предоставление отпуска без сохранения заработной платы;
  • ознакомление работника с приказом;
  • внесение соответствующей информации в личную карточку работника;
  • введение данных в табель учета.

Вся процедура призвана регламентировать отсутствие работника на своем месте. Каждый из ее этапов имеет собственный порядок действий, который должен учитываться при оформлении отпуска без сохранения заработной платы.

Заявление работника

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Оформление отпускного периода начинается с подачи заявления. Данный шаг обязателен и в том случае, если берется обязательный отпуск или необходимо просто уведомить работодателя о своем отсутствии.

Заявление работника составляется от руки. Также может использоваться электронный шаблон с последующей распечаткой листа и подписью. В некоторых компаниях бланк может иметь унифицированную форму — в этом случае он предоставляется сотруднику и заполняется при обращении.

В заявлении на предоставление неоплачиваемого отпуска должна присутствовать следующая информация:

  • наименование компании и имя руководителя, которому подается бумага;
  • данные о работнике — полное имя, занимаемая должность;
  • причина необходимости отпуска;
  • дата начала отдыха — прописывается день, когда работника уже не будет на рабочем месте;
  • продолжительность отдыха в календарных днях.

Существенным аспектом выделяют именно причину, по которой подается заявление на неоплачиваемый отпуск. Она должна быть уважительной, в ином случае работодатель может отказать в предоставлении отдыха. Если причины личные — они могут быть оговорены устно с руководителем. В заявлении в таком случае прописываются общие формулировки.

Отдельно выделяют и прилагаемые документы — свидетельство о рождении, браке, смерти или иные акты, подтверждающие уважительность причины. Копии рекомендуется представлять сразу, если такой возможности нет — в заявлении прописывается дата, когда соответствующие бумаги будут представлены.

Составление приказа

Приказ на предоставление неоплачиваемого отпуска

Приказ составляется после одобрения заявления работника работодателем. Для этого полученную бумагу отправляют обратно в кадровый отдел, где на ее основе подготавливают приказ о предоставлении неоплачиваемого отдыха.

Для утверждения отпуска используют обычно стандартный бланк формы Т-6. В некоторых компаниях может быть разработан собственный образец. В нем должна присутствовать следующая информация:

  • наименование организации;
  • порядковый номер приказа, дата составления;
  • тип документа — “Приказ о предоставлении неоплачиваемого отпуска работнику”;
  • основания для предоставления отдыха — реквизиты заявления сотрудника, ссылка на правовые нормы;
  • период отдыха без сохранения заработной платы — дата начала, количество дней.

После составления приказ передается руководителю, проставляется подпись и печать.

Ознакомление с приказом

Утвержденный руководителем приказ об отпуске направляется работнику для ознакомления. Процедура предусматривает проставление подписи сотрудника, что делает актуальным вопрос о сроках ознакомления.

Ведение данной документации не предусматривает строгих сроков по предъявлению приказа. Однако с учетом необходимости подписи работник должен ознакомиться с документом до своего выхода в отпуск. Если причина достаточно срочная, то нередко дату ознакомления проставляют задним числом.

Подчеркивается, что в связи с отсутствием начислений за отпуск, копию приказа не нужно направлять в бухгалтерию. Также не требуется оформление записки-расчета по форме Т-60.
Сам приказ регистрируется в соответствующей учетной книге и вносится в архив, где хранится в течение 75 лет.

Отметки в личной карточке

Заполнение личной карточки

Личная карточка сотрудника отражает его трудовую деятельность за весь период работы в компании. Обычно используется унифицированная форма Т-2, однако законодательство допускает применение собственного бланка для ведения учета.

Сведения о неоплачиваемых днях отдыха заносятся в соответствующий раздел “Отпуск”. Он имеет форму таблицы, куда заносится следующая информация:

  • тип отпуска в соответствии с приказом;
  • продолжительность отдыха в днях;
  • даты начала и завершения;
  • реквизиты приказа.

Отдельно выделяют графу с календарным периодом, за который предоставляется отдых. Для обычного сотрудника, оформляющего отдых без сохранения заработной платы, данные поля не заполняются.

Однако если предоставляемый отпуск попадает в категорию обязательных — графа «Период работы» заполняется. В этом случае прописывают начало и конец трудового года, за который предоставляется соответствующий отдых.

Знакомить работника с информацией в личной карточке не нужно.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля учета

Оформление табеля учета

Табель учета фиксирует пребывание сотрудника на рабочем месте. Для отражения данной информации применяются стандартные формы Т-12 и Т-13, сведения берутся из первичных актов — заявления и приказа.

Отсутствие работника отражается по следующим принципам:

  • если неоплачиваемый отпуск взят по инициативе работника, проставляется код “ДО” или цифра 16;
  • если оформлен обязательный отпуск без сохранения заработной платы — проставляется “ОЗ” или 17.

Обращают внимание и на учет выходных и праздничных дней. Если они включены в общий период — проставляются соответствующие отметки.

Могут ли отказать в отпуске без сохранения заработной платы?

Трудовой кодекс предусматривает, что в отпуск без сохранения заработной платы работник может выйти при наличии уважительной причины. Однако определение данного понятия не дается — каждый работодатель сам решает, что может служить основанием для отдыха.

Обычно к уважительным причинам относят:

  • семейные обстоятельства;
  • проводы в армию;
  • тяжелое состояние здоровья близкого родственника;
  • форс-мажор, бедственное положение;
  • сдача экзаменов.

Перечень обстоятельств, дающих право на отпуск без сохранения заработной платы, может быть закреплен в нормативных актах компании. Если такие положения присутствуют, работодатель не может отказать в предоставлении отдыха по соответствующим основаниям.

В остальных случаях решение о признании причин для выхода в отпуск уважительными остается за работодателем. Это дает возможность отказать работнику в случае, когда производственная необходимость не позволяет отпустить его на отдых.

Однако следует учитывать, что работник вправе обжаловать решение работодателя в суде. Если причины для выхода в неоплачиваемый отпуск будут признаны уважительными, работодателю придется предоставить работнику требуемые отпускные дни и выплатить компенсацию.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий